Cara registrasi dan Prosedur Check in Hotel Bagi Traveller Indonesia - Pyxis Ultimate Solution | Hotel Management System | Software Hotel

Cara registrasi dan Prosedur Check in Hotel Bagi Traveller Indonesia

By January 29, 2018Blog

Cara registrasi dan Prosedur Check in Hotel Bagi Traveller Indonesia

Hotel merupakan tempat yang cukup banyak dipilih oleh banyak traveller yang melakukan perjalanan jauh keluar kota untuk liburan maupun untuk kepentingan lainnya. Pada hotel, traveller dapat merasakan pelayanan yang disediakan oleh hotel bagaikan sang raja, dan hal itulah yang menjadikan hotel sebagai tempat penginapan yang banyak dipilih.

Prosedur Check in hotel

Saat akan menginap di hotel, kita perlu mengetahui prosedur check in hotel apa saja saat yang diperlukan sebelum menginap dihotel. Salah satu langkah awal sebelum menginap yaitu melakukan Check-in, baru kemudian bisa menikmati berbagai pelayanan yang telah disediakan oleh pihak hotel. Check-in hotel cukuplah mudah dan mungkin bagi orang yang sering menginap di hotel bukanlah hal yang sulit. Namun pada beberapa keadaan sering terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dikarenakan kesalah pahaman atau ketidaktahuan traveller dalam mematuhi prosedur check in hotel yang berlaku. Nah, agar tidak malu karena terjadi hal seperti itu maka kita perlu tahu prosedur check in apa saja yang harus kita lengkapi dan kita patuhi.

Berikut ini adalah cara check-in yang baik dan prosedural sesuai dengan peraturan hotel yang berlaku di Indonesia :

Pertama, Ketahui tentang waktu yang diperuntukan check-in maupun check-out. Biasanya pihak hotel telah menentukan waktu untuk melakukan proses Check-in dan Check-out. Umumnya hotel di Indonesia menetapkan waktu check-out jam 12 siang, jadi jika kita check-in jam 2 siang maka besoknya sebelum lebih dari jam 12 siang kita sudah harus melakukan check-out. 
jika melebihi batas waktu maka kita akan dikenakan kebijakan sesuai hotel yang berlaku, Maka tidak ada salahnya jika kita banyak pertanya kepada receptionist tentang aturan yang berlaku.

Kedua, Cara check-in hotel adalah dengan menuju ke front office untuk melakukan registrasi lalu check in. 
Proses ini diperuntukkan untuk sumber informasi tentang tamu dan bertindak sebagai bukti hukum bagi tamu hotel.
receptionist akan menyapa dengan lembut dan penuh senyum kepada tamu lalu menanyakan, apakah sudah melakukan reservasi ?
Pada tahap ini petugas akan melakukan pengecekan data-data reservasi. Jika tamu sudah melakukan reservasi maka catatan reservasi akan dicentang, Jika tamu walk-in maka ketersediaan kamar harus ditetapkan. 

Ketiga, Langkah selanjutnya melengkapi kartu registrasi dengan mengisi data diri dan tanda tangan tamu. setelah itu kunci yang sesuai diberikan kepada tamu oleh asisten informasi. Jika tamu memerlukan bantuan bagasi, portir akan dipanggil untuk membawakan barang dari lobi menuju kamar tidur tamu.

Pentingnya Pendaftaran

  • Form pendaftaran meruapakan dokumen legal yang memverifikasi kehadiran tamu di hotel. Makanya, semua tamu yang menginap di hotel harus terdaftar.
  • Form pendaftaran membantu untuk tetap melacak pergerakan tamu, terutama turis, di dalam negeri oleh otoritas publik.
  • Dalam kasus situasi yang tak terduga dan belum pernah terjadi sebelumnya, seperti kecelakaan serius, kematian alami, pembunuhan, dll, sanak keluarga dan kerabatnya dapat segera diinformasikan berdasarkan data ini. 
  • Informasi yang dikumpulkan dapat digunakan untuk analisis pasar, survei pasar, dan strategi pemasaran lainnya. Berdasarkan data ini, kartu riwayat tamu bisa dijaga dan diperbarui.
  • Alamat penerusan membantu mengarahkan ulang surat tamu dan alamat kontak membantu untuk berhubungan bahkan setelah tamu check-out dari hotel.

Rincian Proses registrasi tamu

  1. Kegiatan pra-pendaftaran:
    Merupakan aktivitas pre-printing setiap tamu pada kartu registrasi sebelum kedatangan mereka. Semua tamu harus memeriksa detailnya dengan benar, lalu menanda tangani form pendaftaran.
  2. Membuat catatan pendaftaran:
    Setelah langkah pertama selesai kartu registrasi diisi dengan rincian tamu. Nama tamu, Kedatangan, keberangkatan dll harus dicatat selengkapnya oleh tamu.
  3. Menetapkan kamar dan tarif:
    Prosesnya berbeda sesuai dengan kategori tamu. Pihak hotel akan memberikan informasi tentang kamar dan harga.
  4. Menetapkan cara pembayaran:
    Setelah tamu menyelesaikan pemesan, metode pembayaran dicatat dalam kartu registrasi.
  5. Menerima kunci kamar:
    Setelah prosedur registrasi selesai, tamu tersebut menerima kunci / kartu kunci sebagai bukti identitas tamu
  6. Mengantar tamu ke kamar:
    Setelah kunci diserahkan, para tamu dikawal ke kamar masing-masing dengan bantuan asisten informasi.
    Prosedur Check-In dan Check Out

Pada beberapa hotel terdapat penambahan biaya apabila check-out terlambat dari waktu yang telah ditetapkan oleh pihak hotel. Oleh karena itu, jadilah penginap yang cermat dan teliti 🙂 Sehingga kita tidak merasa dirugikan. Itulah beberapa langkah melakukan check-in kamar hotel bagi penginap.

pyxis

About pyxis

2,389 Comments